Home         Autoren         Newsletter         Kontakt         Impressum
Wissensmanagement: Wissen für alle
Zu fast jedem Problem gibt es mehrere Lösungen, zu denen wiederum vielfältige Lösungswege führen. Jeden Tag verwenden wir einen erheblichen Anteil unserer Arbeitszeit auf das Sammeln von Informationen und das Erarbeiten von Lösungen, um so Probleme zu knacken, die anderswo schon vor uns mit dem gleichen Zeitaufwand bewältigt worden sind. Wie praktisch wäre es, wenn sich die vorhandenen Wissensquellen schnell erschließen würden und man nicht immer wieder das Rad neu erfinden müsste. Wissensmanagement bietet einen Ausweg.

        


 
as tun, wenn ich bei der Lösung von Problemen nicht weiter weiß? Strenge ich mein Gehirn an und erarbeite mir die Lösung mühevoll selbst? Das dauert. Aber vielleicht hatte vor mir schon jemand dasselbe Problem. Möglicherweise gibt es ja in den Tiefen des Internets die fertig ausgearbeitete Lösung, die ich ganz einfach nachlesen kann, wenn ich sie finde. Oder eine Kollegin drei Büros weiter hat das Problem früher auch schon gehabt und die Lösung sauber aufgeschrieben in der Schreibtischschublade. Wer weiß? Oder sie hat das ganze zwar nicht aufgeschrieben, aber doch im Kopf, sodass ich sie nur fragen muss. Es kann auch sein, dass der Kollege mit der Lösung meines Problems vor einem Monat die Firma gewechselt hat. Wie schade, dass ich ihn nicht vorher angesprochen habe und er jetzt die Konkurrenz mit seinem Wissen beglückt.

Diese Beispiele zeigen, dass in einem Unternehmen Wissen oft bereits in verschiedensten Formen vorhanden ist. Jedoch ist der Zugang zu diesem Wissen häufig schwer oder sogar unmöglich. Viel Zeit wird aufgewendet, eine Menge Arbeit wird doppelt gemacht, unzählige Fehler werden wiederholt, um eigentlich schon vorhandenes Wissen wieder und wieder neu zu sammeln. Was hier fehlt, ist ein effektives Wissensmanagement.

Was genau ist Wissensmanagement?
Die Internet-Suchmaschine Google liefert für diesen Begriff 213.000 Treffer. Es gibt Zeitschriften und ganze Studiengänge zu diesem Thema; Unternehmensberatungen und Softwarefirmen gehen hausieren mit diesem Begriff; Unternehmen und Organisationen schreiben sich Wissensmanagement als Innovationsmerkmal auf ihre Fahnen.
Schon eine oberflächliche Beschäftigung mit dem Thema zeigt, dass Wissensmanagement je nach Zusammenhang individuell interpretiert wird und es nicht die eine richtige Definition gibt. Dennoch ist ein gewisser roter Faden auszumachen, der sich durch alle Beschreibungen zieht: Wissensmanagement soll das Wissen Einzelner in Wissen für das gesamte Unternehmen verwandeln.

Von welchem Wissen ist die Rede?
Hier lassen sich verschiedene Unterscheidungen treffen: eine ist die Aufteilung in internes und externes Wissen, die sich auf den Ort des Wissens bezieht. Internes Wissen sind die Wissens- und Informationsquellen innerhalb des Unternehmens, wie zum Beispiel der Spezialist im Nachbarbüro oder die Ausarbeitung in der Schublade des Kollegen. Externes Wissen ist außerhalb des Unternehmens zu finden: beispielsweise in einer Datenbank im Internet oder in Form eines Experten einer anderen Firma.

Bei der Unterscheidung zwischen internem und externem Wissen spielen die Art des Wissens und der Zugang hierzu selbst keine Rolle. Daher gibt es eine weitere Unterscheidung: die zwischen implizitem und explizitem Wissen. Das implizite Wissen eines Unternehmens liegt in den Köpfen der Mitarbeiter. Es umfasst die eigenen Erfahrungen und das selbst gesammelte Wissen aus externen Informationsquellen. Explizites Wissen liegt in Datenbanken, Verzeichnissen, Schubladen oder anderen direkt physikalisch verfügbaren Quellen. Implizites Wissen stellt ebenso ein Unternehmenskapital dar wie explizites. Nur besteht der Unterschied darin, dass es an den Mitarbeiter gebunden ist und er dieses Wissen mitnimmt, wenn er das Unternehmen verlässt. Der Zugriff auf dieses Wissen ist schwieriger als der auf explizites, da hier der »Draht« zum Inhaber des Wissens nötig ist.

Eine Aufgabe von Wissensmanagement ist deshalb, implizite Wissensquellen für das gesamte Unternehmen verfügbar zu machen, sprich: in explizites Wissen zu verwandeln.

Wie funktioniert Wissensmanagement in der Praxis?
Bei der praktischen Umsetzung von Wissensmanagement stehen IT-Lösungen als Werkzeuge zur Verfügung. Wissen muss verwaltet und in Form von Diskussionsforen, News Groups und intelligenten Dokumentenverwaltungssystemen verbreitet werden.

Es gibt bereits eine Vielzahl von Werkzeugen auf dem Markt, die an die spezifischen Anforderungen angepasst und eingesetzt werden können. Unterschiedlichste Lösungen können als Werkzeug zur Verwaltung von Informationen oder Förderung des Wissensaustauschs eingesetzt werden.

Mit der Einführung von IT-Lösungen allein ist es jedoch nicht getan. So wird Larry Prusak von IBM hierzu mit folgenden Worten zitiert: »Gleich wie die Frage lautet, die Antwort lautet nicht Lotus Notes.« Das eigentliche Problem ist weitaus komplexer und schwerer zu fassen. Der Umgang mit Wissen und auch der mit Nicht-Wissen muss in die Unternehmensabläufe integriert werden. Da Wissensmanagement von der Aktualität der Daten und ihrer permanenten Pflege abhängt, lebt es von der Motivation aller, aktiv daran teilzunehmen.

Der Erfolg von Wissensmanagement wird meist durch psychologische Hürden beeinträchtigt. Ängste verhindern, dass Wissen zwischen den Einzelnen fließt und Datenbanken gepflegt werden. Das Teilen von Wissen wird als Machtverlust angesehen, denn wer andere am eigenen Wissen teilhaben lässt, macht sich ersetzbar. Bei dieser Denkweise entspricht der individuelle Vorteil nicht dem Unternehmensvorteil. Es fehlt das Vertrauen darauf, dass die Weitergabe von Wissen nicht schadet und auch das Nachfragen kein Zeichen von Schwäche ist.

Ein weiteres Problem bei der Umsetzung von Wissensmanagement ist die Unterschätzung des Wertes von Wissen. »Ist mein Wissen wirklich so wichtig, dass ich es extra in das System eingeben muss? Sicher interessiert es doch sowieso niemanden.«
Solche Probleme werden nicht mit einer Software gelöst, sondern machen Änderungen in der Unternehmenskultur erforderlich.

Im Unternehmen muss eine Kultur des Vertrauens geschaffen werden; Mitteilsamkeit muss belohnt statt bestraft werden. Nicht der individuelle Besitz von Wissen, sondern das Bereitstellen für andere und das ganze Unternehmen muss mit Ansehen verbunden sein. Das Ziel sollte sein, Menschen vertrauensvoll miteinander zu verbinden, anstatt lediglich Daten verfügbar zu machen. Rahmenbedingungen für die Umsetzung dieser Ziele sind flachere Hierarchien oder häufigerer Aufgabenwechsel der Mitarbeiter und die Förderung von teamorientiertem und eigenverantwortlichem Handeln.

Probleme bei der Umsetzung
Bei allen Vorteilen von Wissensmanagement dürfen die Schwierigkeiten nicht übersehen werden. Von der Idee bis hin zur erfolgten Umsetzung eines Wissensmanagements vergeht häufig viel Zeit. Organisatorische Maßnahmen sind schwer durchzusetzen und gelingen, wenn überhaupt, erst nach vielen Schleifen und schwerer überzeugungsarbeit. Das ist besonders der Fall, wenn nicht alle Beteiligten mit ganzem Herzen hinter dem Projekt stehen. Dies gilt für Mitarbeiter und Vorgesetzte aus allen Hierarchieebenen.

Aber auch die Einführung der Softwarelösungen selbst ist häufig langwierig und teuer, da individuelle Anpassungen nötig sind und entsprechend hoher externer Beratungsaufwand anfällt. Genaue Kosten-Nutzen Rechnungen fallen in der Regel schwer, da direkte Einsparungen von Zeit und Geld nicht immer auf Anhieb quantifizierbar sind und sich qualitative Verbesserungen schwer in Euro und Cent oder Stunden ausdrücken lassen.

Fazit
Mit einem funktionierenden Wissensmanagement haben Unternehmen die Chance, vorhandenes Wissen Einzelner für alle verfügbar zu machen. Viel Zeit und Geld kann gespart werden, wenn nicht jeder das Rad immer wieder neu erfinden muss. IT-Lösungen können die Organisation des Wissens und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter unterstützen, sind aber nur Werkzeuge. Grundlage für eine effektive und motivierte Nutzung der Werkzeuge ist eine Unternehmenskultur, in der das Wissen und die Weitergabe von Wissen einen hohen Stellenwert besitzen.